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浅谈企业办公室工作的问题与对策

作者【佚名】   来源【道义论文网】   发布时间【2018-07-05 21:54:59】   点击量【

  对于企业而言,办公室工作处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢地位,在全局工作中起着举足轻重的作用。因此,从这个角度来说,企业办公室工作岗位光荣、责任重大,要求工作人员业务能力强、职业道德素养高、综合素质高,一方面要忠于企业,忠于领导,忠于岗位职责,另外一方面,也要求办公室工作人员要有强烈的工作责任心和事业心,通过扎实的工作作风,兢兢业业、认认真真的做好各种繁重、琐碎的行政事务和生活琐事。本文以位于重庆的某电子制造企业(以下简称A公司)为例,结合作者工作实际和自身体验,对企业办公室工作存在的问题进行了阐述,并在此基础上就如何做好企业办公室工作提出了有关对策思路。


  一、公司企业办公室工作的主要内容


  (一)人事工作


  及时办理法人年检、验资报告、一年一度的核编、每个职工的社保、医保等系列工作;出勤状况及加班工时申报核对并key-in入系统;每日出勤异常处理,每月考勤月报表处理及转班安排;每日出勤异常处理,每月考勤月报表处理及转班安排;部门人员人事档案建立及存档,每月组织架构变更;入职、离职手续办理及离职人员人事档案抽离保存;对新进员工的管理和培训力度,稳定员工队伍,为公司发展提供必要的人才保障。


  (二)档案工作


  协助部门技术文件,资料建立档案,一般性联络单,文件之收发,作业指导书追踪发行;每月月报统计及汇总,报表key-in及存档,文件整理并归档,定期档案查核整理;做好档案归档工作。及时做好文件的收发、登记、整理、立卷、归档工作,方便有关人员查阅,查阅严格按照制度执行,必须领导批准,作好借出、归档登记工作;做好报刊杂志订阅收发工作,完成上级交给的年度各类报刊订阅任务;认真做好单位的获奖情况的登记、奖证收集、年终汇总工作,为单位的目标考核提供有力的依据。考勤的月汇总和公布、年汇总的工作做到准确无误。


  (三)日常事务处理


  预约会议室及会议通知,会议资料准备及会议记录整理,代接部门人员电话并代为留言;客人來访,安排客人接送车辆,用餐及酒店住宿;出差人员资料准备及出差人员之证件、护照办理等;协助部门人员对列管品、固定资产之管理维护;每月物品及文具用品请购,副资材&耗材&消耗品预估,领用及分发。


  (四)费用预算:


  部门內每月/每季度费用统计与分析;每年度部门费用预算。


  二、公司办公室工作存在的主要问题及原因分析


  (一)公司领导对办公室工作的重视程度不够


  A公司是一家主要以外贸订单为主要业务的公司,因此公司的生存与发展主要依赖于订单,公司的骨干核心部门及员工也主要集中在业务部门,在公司领导看来,这些部门和员工是公司效益的主要来源,办公室工作不能产生直接的经济效益,主要应该做好的是各类后勤支持服务。在公司高层的这种观念的影响下,A公司的办公室工作主要的职能趋向于后勤服务,办公室工作人员也其沉浸于纷繁零碎的琐事之中。


  (二)公司制度不规范


  主要表现在,一是公司管理规范制度是在5年前进行过一次修订之后,并没有随着当前公司的运营实际变化而发生变化;二是公司由于是业务主导型的,因此在具体的有关行政范化管理的意识不强,经验式粗放式管理方式较为明显,具体表现在办公室人员职责不清,素质结构不尽合理,被动应付事务多、主动服务少,办事多参谋少凭经验办事多,缺少对职责人员等进行科学合理的配置等等。从而从主观上影响了办公室的规范化管理进。此外,公司的有关规章制度,在实际执行中,均服务于公司的业务拓展,因此经常发生随意性的变动。


  (三)办公室工作得不到公司业务部门的有力支持


  如前所述,在A公司,业务拓展部门是公司的核心部门,也最受公司高层的重视,在此种背景之下,有关部门及其员工在公司潜意识里往往有高高在上的的自我感觉。在涉及到有关行政管理绩效、考勤等方面的考核时,办公室行政管理工作人员的工作往往得不到他们的支持,甚至是为难。


  (四)办公室行政工作人员本身的工作效率低下


  主要有以下几种问题:缺乏主动性。工作活力不足。办公室工作易听命于领导安排,领导往前推推,工作就往前走走。在没有工作任务时,容易表现得无所事事,处于一种待命状态;工作缺乏规范性,一会儿左一会儿右,毫无头绪地整天瞎忙;或是被领导一会儿支到东,一会儿支到西;结果村村起火,处处冒烟,费力不讨好,不知道自己整天都忙了些什么。、工作杂事比较多,在人员关系维护和处理方面有所疏忽;岗位意识还有待进一步提高。不能严格要求自己,工作上存在自我放松的情况。如在作会议记录时,没有抓住重点,记录不全,导致遗漏一些重要内容;对工作程序掌握不充分,对自身业务熟悉不全面,对工作缺少前瞻性和责任心,在工作中偶尔会遇到手忙脚乱的情况,甚至会出现一些不该出现的错误。


  三、对提高企业办公室工作效率的对策分析


  (一)加强沟通和工作技巧,争取工作得到领导重视


  加强沟通和工作技巧,主要是结合A公司办公室工作公司领导心中的地位不高,因此在实际工作中,要加强与公司有关高层人员的沟通。具体沟通的内容包括:结合公司实际情况,对办公室行政管理工作的重要性与提高和服务公司效益之间的利害关系,及当前公司办公室行政管理工作存在的问题等,与公司高层管理人员进行积极和深入的沟通,争取得到公司高层的大力支持。在加强工作技巧方面,作为企业办公室的一员,要树立有为才有位的思想,立足工作实际,不断提高工作的技巧,充分发挥办公室的重要作用,一方面是在做好本职行政管理,后勤服务等工作的基础上,积极了解和钻研公司的主要业务,及时掌握和发现公司发展中的一些重要情况,通过办公室工作为这些业务工作的开展提供重要的支持;另一方面,要具备较为前瞻的意识,从更加开阔的视野和高度来研究和思考办公室工作的发展,着手现在的工作,考虑将来的大事,准确领会公司领导意图,围绕中心工作,主动进行信息采集、分析、加工、处理,快速提出预案,供领导决策参考。只有这样,办公室的工作才能得到公司领导的重视,也才能提高自己的地位。


  (二)直面问题和矛盾,增强服务意识和协调能力


  前面说过,在A公司目前的状况下,办公室工作还存在种种具体的困难,其中包括来自业务部门的不配合等等,这也是很多公司办公室人员容易遇到的问题。因为对于一个企业来说,办公室工作本身不是产生直接效益的工作。但是面对这些问题和困难,作为办公室行政管理工作人员更是要以认真负责,积极主动的态度去工作,讲究原则性、规范性。具体来说,一是在态度上要牢固树立服务意识,大局意识,保持严谨细致,一丝不苟的作风,无论是大事、小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办、不误办、不错办;二是具体工作开展上能与其他部门人员加强沟通,密切配合,互相支持,保证整体工作不出现纰漏,属于自己的工作要保质保量完成,不属于自己的工作范围的配合其他人员能完成的也要按时完成;三是在上述基础上,能做到主动帮忙、热情服务,通过良好的沟通,协调各方,密切协作,减少内耗,建立起企业内外、纵横协调一致的良好工作程序;四是在公司领导的支持下,对现有管理制度,全面修改和完善,,推动管理工作的制度化、规范化。此外,作为办公室行政管理人员,做好单位的规章制度、决策的宣传、解释工作,增强工作的向心力、凝聚力和责任感。


  (三)不断加强自身学习,进一步提高业务能力和职业素养


  1、加强工作观念的创新。企业办公室工作也需要不断的加强创新,比如,通过信息化,网络化,进一步提高工作的效率,争取为公司解约更多的人力和资源消耗成本。


  2、办公室内部要做好沟通和团结工作。办公室工作实际是涉及到很专业知识的,需要大家形成合力,才能有效解决问题。因此,在具体工作开展中,在做好自己分内工作的同时,要进一步加强与各个同事的沟通协调,及时了解各个同事的工作进度,掌握情况变化,在完善自身工作的基础上,与同事加强配合,从办公室工作的整体利益出发,同事之间互帮互助,并保持融洽的工作气氛,形成了和谐、默契的工作氛围,进一步形成办公室工作的工作合力。


  3、加强各种知识的学习,不断提高业务能力。要深刻钻研本部门各项业务知识和操作技能,还要全面熟悉单位的各项规章制度和业务;要深入了解本公司的经营业务范围,业务特点,在有充分认知的基础上,更加有针对性的做好办公室行政管理工作;要在实践中腿勤、手勤、嘴勤、脑勤,“事事洞明皆学问”,不断丰富实践知识,并把理论与实践相结合,提高分析问题、解决问题的能力。


  4、加强严谨的工作作风。在日常工作、会议、领导讲话等场合,做到有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力、机智的综合力和精湛的品评力;在办事过程中,做到没有根据的话不说,没有把握的事不做,不轻易许愿,言必行,行必果;谦虚谨慎,向领导、同事虚心请教学习,要多与大家进行协调、沟通,从大趋势、大格局中去思考、去谋划、取长补短,提高自身的工作水平;培养强烈的事业心、高度的责任感。在每一件事情做完以后,要进行思考、总结,真正使本职工作有计划、有落实。尤其是要找出工作中的不足,善于自我反省。


  四、结语


  总的来说,企业办公室行政管理工作千头万绪,涉及公司的方方面面。办公室管理制度是综合性的。工作中,要根据本单位的办公室的职责、权限,制定相应的系列管理办法,以便于做好办公室的管理工作。随着知识经济的发展和经济全球化的进一步深化,企业的发展对办公室行政管理工作提出了更高的要求,办公室行政管理工作必须勇于开拓创新,与时俱进,不断适应新环境新变化,提升工作水平,才能更好地发挥其职能作用。


  参考文献


  1、杨春梅:《浅谈企业的行政管理工作方法》,魅力中国, 2009 第2期。


  2、吕凤利:《浅谈对企业办公室管理的认识》,现代营销,2010年第11期。


  3、石传喜:《做好企业办公室管理工作的几点建议》,时代经贸,2010年第11期。


  4、周畅江:《如何做好办公室行政事务工作》,现代企业文化,2010年第22期。


  5、万惠华:《企业行政管理与创新》,当代经理人,2006年第1期。


  6、史桂芝:《论企业行政管理》,科技情报开发与经济,2007年第27期。


  7、史丽燕:《浅述企业行政管理的人员素质》,企业圈,2007年第6期。





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